Personeelsdossier en de inhoud
 
Wat moet u in een personeelsdossier bewaren en wat niet?
 
Termijn van zeven jaar voor een personeelsdossier
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als uw werknemer niet meer bij u in dienst is. Het gaat hierbij om de volgende gegevens uit het personeelsdossier:
- Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
 
Vijf jaar voor een personeelsdossier
De volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook degenen die zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
- Bijlagen studenten- en scholierenregeling
 
Twee jaar voor een personeelsdossier
Tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Arbeidsovereenkomst
- Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
- Correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.
- Afspraken i.v.m. VUT-regeling
- Kopie van het getuigschrift
- Afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap
- Verslagen functioneringsgesprekken
- Correspondentie over (problematisch) functioneren
 
Een jaar voor een personeelsdossier
Gedurende een jaar moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek
 
Tips voor het personeelsdossier
1. Maak met de Belastingdienst schriftelijke afspraken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens. Op deze manier weet u beter hoe u met uw personeelsdossier moet omgaan.
2. Verwijder regelmatig zaken uit het personeelsdossier die zijn afgesloten of die niet meer relevant zijn. Schoon elk personeelsdossier een keer per jaar op.